Personeelszaken

Personeelszaken vragen juist nu extra aandacht. De arbeidsmarkt in de zorg is krap, de werkdruk neemt toe en goede medewerkers zijn schaars én onmisbaar. Behoud van personeel draait niet alleen om arbeidsvoorwaarden, maar vooral om aandacht, waardering en een goed georganiseerde werkomgeving.

Denk aan heldere communicatie, duidelijke afspraken, ruimte voor ontwikkeling en het gevoel écht gezien en gehoord te worden. Wanneer personeelszaken goed zijn ingericht, ontstaat er rust en vertrouwen binnen het team en de praktijk. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn, voelen zich gesteund en blijven gemotiveerd om zich in te zetten voor de praktijk en de zorg voor patiënten. Juist in tijden van toenemende zorgvraag en beperkte capaciteit is investeren in goed personeelsbeleid geen luxe, maar een noodzaak.

Met gerichte ondersteuning, praktische tips en informatie helpen wij praktijkhouders en praktijkmanagers om personeelszaken behapbaar te houden én om met kleine stappen het verschil te maken in werkplezier, betrokkenheid en behoud van medewerkers.

Onder werving vallen alle activiteiten die erop gericht zijn geschikte kandidaten aan te trekken voor een openstaande of toekomstige functie. Het gaat dus om de fase vóór de selectie.   

De voorbereiding:
Een succesvolle werving start bij een doordachte voorbereiding. Het loont zeker om vooraf scherp te hebben wie je nodig hebt (ervaring, kwaliteiten), waarom en hoe je diegene wilt bereiken. Een goede voorbereiding vergroot de kans op een passende match én voorkomt onnodige tijdsinvestering.

Stap 1. Wat heb je nodig?
De eerste stap is helder krijgen waar het om gaat:

• Vervanging (bijvoorbeeld door ziekte, verlof of vertrek);
• Uitbreiding van het team;
• Functiedifferentie
• Contract:
  • tijdelijk of (uitzicht op) een vast contract?
  • Hoeveel uur per week heb je op te vullen?

Stap 2. Naar wie ben je op zoek?
Niet elke vacature is aantrekkelijk voor dezelfde doelgroep. Een startende doktersassistent heeft vaak andere wensen dan een zeer ervaren collega, en een praktijkmanager in loondienst zoekt iets anders dan iemand die tijdelijk wil ondersteunen. Ook speelt hier het verschil in generatie mee. 
Door vooraf te bepalen welke doelgroep je wilt bereiken, kun je je boodschap beter afstemmen:

• Zoek je meer ervaren medewerkers of juist starters? En wat maakt deze functie voor hen interessant?
• Wat is interessant of leuk aan werken bij jullie praktijk? Denk aan gezamenlijk lunchen, dichtbij de stad, opleidingsbudget, fietsregeling, ontwikkelmogelijkheden?
• Waar zoekt de doelgroep op als ze gaan solliciteren?
  Dit vergroot de kans dat je de juiste kandidaten aanspreekt – en niet alleen veel reacties krijgt. 

Stap 3. Keuze van wervingskanalen
Als de behoefte, het profiel en de doelgroep duidelijk zijn, volgt de keuze voor passende wervingskanalen. Denk er hierbij aan dat de effectiviteit van een kanaal sterk samen hangt met de doelgroep die je wilt bereiken.



Stap 4. Vacature teksten schrijven
Een sollicitant kijkt gemiddeld 7 seconden naar de vacaturetekst; het moet dus direct aanspreken en duidelijk zijn. 
Om de juiste kandidaat op gesprek te krijgen, is een aansprekende, duidelijke vacaturetekst belangrijk waarin de belangrijkste informatie bovenaan staat. Begin met een wervende intro. Hiervoor kun je degene die deze functie vervult, vragen wat hij/zij zo aantrekkelijk vindt aan de functie. Deze quote zet je dus bovenaan én kun je daarnaast ook als teaser gebruiken voor je posts op verschillende social media.

Tips:

• Wil je dat jouw vacature snel wordt gevonden? Gebruik dan een duidelijke, “zoekmachineproof” vacature titel. Benoem concreet om welke functie het gaat, het aantal uur en de locatie. Zo sluit de titel beter aan bij waar werkzoekenden daadwerkelijk op zoeken en vergroot je de zichtbaarheid aanzienlijk.
• Werkzoekenden zijn nieuwsgierig naar hun mogelijk toekomstige werkplek. Gebruik een foto van de praktijk of medewerkers die met elkaar samenwerken of in gesprek zijn om een goed beeld te geven van de sfeer in jouw praktijk of team.
• Val op! Oftewel, wat is onderscheidend aan jouw praktijk? Waarom is het zo leuk, interessant voor jouw ideale kandidaat om bij jou te komen werken? Zijn dat de vele informele overlegmomenten, de gezamenlijke lunchpauzes, de mogelijkheden om zich binnen en/of buiten de functie te ontwikkelen of processen te verbeteren? Vind je het lastig hier zelf op te komen, omdat alles normaal lijkt? Vraag het jouw medewerkers.
• Geef de kandidaat de kans mee te lopen, mee te kijken, meer informatie te krijgen voordat hij/zij formeel solliciteert. En zorg ervoor dat je per WhatsApp bereikbaar bent. Hoe lager de drempel, hoe groter de kans dat ze geïnteresseerd raken en voor de jongere generatie kan bellen een hoge drempel zijn. 
• Tot slot, zorg ervoor dat je de vacature gestructureerd deelt en door medewerkers laat delen via verschillende social media.

Gebruik dit format bij het schrijven van een goede vacaturetekst.

Fijn, de sollicitant heeft gereageerd op jouw vacature. Maar hoe zorg je er vervolgens voor dat je de meest geschikte kandidaat selecteert?

Hierbij geven we je enkele tips: 

1. Bereid het sollicitatiegesprek goed voor

• Lees het ingestuurde CV en de motivatiebrief goed door en noteer wat je onduidelijk vindt en waar je vragen over wilt stellen.
• Lees je eigen vacature goed door: welke eigenschappen, functie-eisen zijn noodzakelijk en moet je dus in ieder geval bevragen. En wat wil je nog meer weten van de kandidaat?
• Bedenk hoelang je voor het gesprek wilt of kan uittrekken en hoeveel % je besteedt aan het kennismaken, jullie vragen en de vragen van de sollicitant. Trek voor dat laatste ook tijd uit, want in deze krappe arbeidsmarkt wil de sollicitant vooral ook weten of hij/zij bij de functie en bij jullie organisatie past.
• Voer je het gesprek met meerdere gesprekspartners? Spreek dan goed af wie welke vragen stelt en wie welke rol heeft. Je kan bijvoorbeeld afspreken dat 1 persoon vooral vragen stelt en de ander luistert, observeert en beoordeelt. Voorkom dat het een vragenvuur wordt!
• Lees voor tips voor de voorbereiding en het selectiegesprek zelf dit artikel.  

2. Bedenk goed wat de functie inhoudt
Wees je bewust dat ook de sollicitant graag wil weten wat de functie inhoudt en dit gesprek gebruikt om te kijken of het team en de organisatie qua cultuur bij hem/haar past. Zet je beste beentje voor in het snel reageren op de sollicitatie, op het gastvrij uitnodigen en ontvangen van de kandidaat en neem de tijd om over jullie praktijk te vertellen. Laat de sollicitant eens starten met het stellen van zijn of haar vragen.

3. Gebruik de STAR methode
Het gevaar van sollicitatiegesprekken is dat je op basis van een eerste indruk de sollicitant afwijst of aanneemt. Gebruik de objectieve STAR methode om zo concreet mogelijk te onderzoeken of de sollicitant over de benodigde competenties beschikt.

In het besloten deel van het HR-abonnement vind je uitgebreide informatie over deze STAR methode.

4. Denk goed na over de vragen die je wilt stellen

• Denk van tevoren goed na welke vragen je kan stellen over de functies waarin de sollicitant relevante ervaring heeft opgedaan. Let op: dit hoeft niet in een soortgelijke functie te zijn.
  Bijvoorbeeld; een doktersassistent moet klantgericht kunnen werken en kunnen doorvragen. De sollicitant heeft als stewardess gewerkt; dan kan je juist vragen stellen over haar klantgerichtheid.
• Over de functies waarin de sollicitant relevante werkervaring heeft opgedaan, kan je de volgende vragen stellen:
  • Welke punten zijn er tijdens een jaargesprek besproken als zijnde kwaliteiten en ontwikkelpunten? Hier kan je op doorgaan met behulp van de STAR methodiek.
  • Wat vindt de sollicitant er leuk en minder leuk aan? Zo krijg je een goed beeld als je het vergelijkt met de functie waar jij een vacature voor hebt.
• Vraag waar de sollicitant in eerdere functies trots op was en wat hij/zij beter zou doen als hij/zij het nog een keer over had mogen doen. Check goed of het antwoord gaat over een resultaat van de persoon zelf en niet over een gezamenlijk resultaat.
• Vraag wat de vorige collega’s over de sollicitant zouden zeggen in zowel positieve zin als de punten waar hij/zij zich nog in kan ontwikkelen.

In het besloten deel van het HR-abonnement staan nog meer voorbeeldvragen die je kan stellen.

5. Laat de sollictant kennismaken met de praktijk
Het is aan te raden om iemand een dag(deel) te laten meelopen. Dit heeft meerdere functies; de persoon zelf ervaart de sfeer in de praktijk en vaak voelen de directe collega’s aan of er een klik is en of iemand past binnen het team.

Wil je uitgebreider advies? Klik hier dan voor meer informatie over dit onderwerp binnen het HR-abonnement.

Waarom is het zo belangrijk om medewerkers de juiste aandacht te geven? Juist in deze krappe arbeidsmarkt is het essentieel om personeel dat goed bij jouw praktijk past en goed functioneert aan jouw praktijk te binden.

Hoe je dat doet? Hier is geen standaardantwoord voor, want elke medewerker heeft andere redenen waarom hij of zij met plezier in de functie werkt. Het belangrijkste is dat je op de hoogte bent van die behoefte. En je blijft op de hoogte door aandacht te hebben. Dit klinkt makkelijk, maar in de praktijk blijkt dit behoorlijk lastig met alle drukte en deadlines. Probeer tijd in te ruimen voor een informeel gesprekje, zorg dat je uitdraagt dat je altijd benaderbaar bent en er genoeg tijd is ingepland voor de koffiemomenten en structureel terugkerende vergaderingen.  

Onderzoek van het UWV toont aan dat 1 op de 5 medewerkers van baan wisselt.

De top 3 van wat medewerkers belangrijk vinden in hun werk:

1. Een goede sfeer op de werkvloer
   Dit spreekt vanzelf en jij als leidinggevende hebt hier een belangrijke rol in. Zorg ervoor dat zaken bespreekbaar zijn en geef zelf het goede voorbeeld.
2. Training- en ontwikkelingsmogelijkheden
   Veel medewerkers vinden het belangrijk perspectief te hebben op ontwikkelingsmogelijkheden. Het kan zijn dat ze zich willen ontwikkelen op het gebied van vaardigheden, kennis of juist op persoonlijke kwaliteiten. Zorg ervoor dat je hun behoefte kent en hen perspectief biedt.
3. Mogelijkheden om zelfstandig te werken
   Medewerkers willen zoveel mogelijk de regie hebben over wat ze in hun functie doen. Bied de structuur, zodat ze zelfstandig kunnen werken.

ZEL-workshops
Wij bieden een aantal workshops aan waarin je geïnspireerd raakt en ook zelf aan de slag kan met dit belangrijke onderwerp:

• Boeien en binden van medewerkers
• Voeren van het goede gesprek.

Bekijk de volgende data in de nascholingsagenda van ZEL.

LHV artikelen en documenten
Ook de LHV biedt verschillende interessante artikelen en documenten aan ter bevordering van het werkplezier:

• Artikel over behouden van medewerkers. Ga het gesprek aan!
• LHV handreiking over werven, inwerken en behouden van medewerkers. Goede tips per fase en ook een format van een plan van aanpak dat je kan gebruiken om de aandacht te geven waar een medewerker behoefte aan heeft en die hij/zij verdient.
• Ook vind je er een voorbeeld van een gesprekskaart, zodat je het voortgangsgesprek met de medewerker concreet en duidelijk kan maken.

Jobcraft methode
Wil je jouw medewerkers aanbieden om uit te zoeken welke taken in hun functie hen het meest energie geven en hoe zij dat meer tot hun recht kunnen laten komen?

Met de Jobcraft methode krijg je hier meer inzicht in. Zo zie je bij de taken welke kwaliteiten worden gebruikt, of ze de behoeften van de medewerker vervullen en of ze passen bij de waarden die ze belangrijk vinden.  

Neem contact op met Marije van Duijn voor een vrijblijvend intakegesprek hiervoor.

Energiek blijven
Hoe blijf je met energie je werk doen en wat is daarvoor nodig? Om hier antwoord op te krijgen heeft ZEL met de medewerking van 10 huisartspraktijken een peiling gedaan. De medewerkers van deze praktijken hebben gedurende een aantal weken bij zaken die hen energie gaven of kostten een vragenlijst ingevuld.  
Daarnaast gaven zij aan het eind van de dag hun energieniveau een cijfer en gaven zij aan wat zij nodig hadden om aan het eind van de dag méér energie over te houden.   
In deze factsheet vind je de resultaten van alle praktijken bij elkaar.

Hierbij valt op:  

• Er worden in verhouding redelijk veel energie gevende taken benoemd.
• Het contact met patiënten wordt als belangrijkste factor genoemd, zowel als energiekostend als energiegevend.
• Medewerkers van de deelnemende praktijken geven aan vooral behoefte te hebben aan:
  • meer tijd om de taken af te krijgen
  • goed werkende digitale middelen
  • een betere verdeling van werk over de dag
  • zich gewaardeerd voelen en ertoe doen.

In het algemeen geven praktijken aan dat zij met de uitkomsten van de peiling in gesprek gaan met het team in een werkbespreking.  



Heb je vragen over Energiek blijven? Neem dan contact op met Marije van Duijn. 

Projecten ZWconnect
ZWconnect is de regionale werkgeversvereniging voor zorg en welzijn. ZWconnect biedt verschillende workshops en projecten aan die ervoor zorgen dat de medewerker stilstaat bij zijn of haar loopbaan. ZEL is lid van ZWconnect, dus alle huisartsen kunnen hier gratis gebruik van maken:

• Interessante initiatieven op het gebied van employability: Employability - ZWconnect 
• Interessante initiatieven op het gebied van werkvermogen: Werkvermogen - ZWconnect
• Wanneer een medewerker aangeeft iets anders te willen, kan je hem of haar een Sterk in je Werk traject aanbieden: Sterk in je werk - ZWconnect 

 
Interessante onderzoeken en artikelen
Verder bestaan er veel interessante onderzoeken en artikelen over dit onderwerp, waarvan we er een paar delen:

• Goed werkgeverschap als (deel)oplossing van personeelstekort in de zorg? – Drie tips - Mura
• Je beste personeel behouden: 7 tips | Intermediair
• Bijna helft organisaties heeft moeite met behoud van medewerkers | HR Praktijk

Als je wilt sparren over een specifieke casus, verwijzen we je graag naar het HR-abonnement.

Onder het kopje behouden medewerkers op deze pagina wordt benadrukt hoe belangrijk het is in gesprek te blijven met je medewerkers. Niet alleen tijdens het jaargesprek, maar juist ook op verschillende andere momenten in het jaar. Wel is het goed dat je in ieder geval 1 keer per jaar het jaargesprek voert. Dit is ook verplicht volgens de cao Huisartsenzorg. 

Veel huisartsen geven aan het lastig te vinden het jaargesprek te voeren. Daarom hierbij wat tips:

• Bereid het gesprek goed voor én vraag je medewerker hetzelfde te doen.
• Gebruik een format met vragen, die je in ieder geval wilt bespreken.
• Werk het gesprek uit met gemaakte afspraken en acties. Zet voor over 2 maanden een reminder in de agenda, zodat je wordt herinnerd aan het nakomen van die afspraken en acties.

ZEL biedt de workshop "Hoe voer je het goede gesprek" aan. Kijk voor meer informatie in de nascholingsagenda.

Als je een vraag hebt die met deze informatie niet wordt beantwoord of als je behoefte hebt om te sparren over een specifieke casus, dan verwijzen wij je naar het HR-abonnement.

Ziekte of verzuim is voor medewerkers en voor werkgevers niet prettig. Welke regels gelden er, welke stappen moet je nemen en wat kan je doen om ziekteverzuim te voorkomen?
Op deze pagina geven we je enkele algemene tips die je in geval van ziekte of verzuim kunnen helpen.

Als je een andere vraag hebt of behoefte hebt om te sparren over een specifieke casus, verwijzen we je graag naar het HR-abonnement.

Informatie LHV
Je kan veel informatie vinden op de site van de LHV. Hieronder enkele interessante artikelen en documenten die op deze website te vinden zijn:
 

• Verzuimverzekering - LHV 
  Als jouw medewerker ziek wordt, ben je als werkgever verplicht het loon door te betalen. Dit financiële risico kan afgedekt worden met een verzuimverzekering. De LHV heeft 3 verzekeringen geselecteerd die met korting via de LHV kunnen worden afgesloten. Lees op deze pagina meer over de voordelen per verzekering en vergelijk de verzekeringen met elkaar.
• 5 vragen over verzuim voorkomen – LHV 
  Handig: 5 vragen en antwoorden om verzuim te voorkomen. Welke signalen wijzen erop dat een medewerker mogelijk uitvalt? En hoe ga je het gesprek aan over verzuim?
• Handreiking Preventie van ziekteverzuim - LHV
  Verzuim voorkomen is beter dan genezen. Maar hoe kan verzuim worden voorkomen? En welke signalen wijzen bijvoorbeeld op mogelijke uitval van personeel? In de Handreiking Preventie van ziekteverzuim lees je praktische tips om (onnodig) verzuim te voorkomen.
• Stappenplan en ziektewijzer zieke medewerker - LHV
  Bij een ziekmelding van de medewerker begint een proces waarin je als werkgever verschillende taken hebt. Doel is om de medewerker zo snel mogelijk terug te laten keren en langdurig verzuim te voorkomen. Wat je wanneer moet doen, lees je in het stappenplan van de LHV. Ook lees je hierin meer over wat te doen als je twijfelt over de ziekmelding. Of hoe om te gaan met een ziekmelding en vakantieverlof.
• Handreiking Ziekteverzuimprotocol opstellen - LHV
  Wanneer je als praktijkhouder wilt dat voor alle medewerkers van de praktijk duidelijk is wat de regels zijn omtrent het ziekteverzuim en ziekteverzuim ook zoveel mogelijk wilt voorkomen, is het handig een ziekteverzuimprotocol op te stellen. Daarin beschrijf je de rechten en plichten van de medewerkers. Hoe melden zij zich ziek? En welke stappen worden er doorlopen na de ziekmelding? Klik hier voor de handreiking. 

CAO huisartsenzorg
Veel vragen kunnen worden beantwoord door te kijken in de cao Huisartsenzorg. Download de handige app met veel informatie over deze cao.   

UWV
Bij het UWV kan je terecht voor antwoord op algemene vragen met betrekking tot het verzuim: Zieke werknemer | UWV | Werkgevers.

ZEL
ZEL organiseert interessante workshops over begeleiding van verzuimende medewerkers. Zie de nascholingsagenda voor meer informatie over de data en tijden.

De ervaring leert dat medewerkers vaak vragen hebben die te maken hebben met ziekteverzuim, salaris of (buitengewoon) verlof. De antwoorden van deze vragen staan veelal in de cao Huisartsenzorg of cao Hidha. Tips: 

1. De belangrijkste tip hierbij is de app Cao Huisartsenzorg te gebruiken. Dan heb je de antwoorden altijd bij de hand, de informatie is altijd up-to-date én de app heeft een handige zoekfunctie en FAQ. Download de app Cao Huisartsenzorg voor iOS en Android.
2. Een andere tip is dat je de cao als basis moet gebruiken, maar dat veel zaken op verschillende manieren kunnen worden geïnterpreteerd. En dus is het belangrijk dat aanvullend op de cao een personeelshandboek wordt opgesteld met daarin het personeelsbeleid, zodat duidelijk is welke regels, normen en waarden gelden voor deze specifieke praktijk. Heldere afspraken tussen de werkgever en de medewerkers zijn belangrijk voor een goede arbeidsrelatie. Het is bedoeld om de medewerkers op een positieve manier mee te nemen in de praktijkidentiteit. Daarnaast kan je in het handboek de praktische uitwerking van de cao’s en eventuele afwijkingen hierop (in het voordeel van de medewerkers) toelichten.

Enkele handige links:

• CAO huisartsenzorg
• CAO Hidha
• Meest gestelde vragen mbt CAO huisartsenzorg
• Handreiking opstellen personeelshandboek

Verder heeft de LHV een handige handreiking opgesteld over de Arbo Wetgeving. Ook bestaat er een handreiking over de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E).

Als je behoefte hebt om te sparren over een specifieke casus, verwijzen we je naar het HR-abonnement. Via het abonnement krijg je een lijst met de meest gestelde vragen, zodat je het antwoord op jouw vraag snel kunt vinden.

Heb je een casus waar je graag advies bij wilt hebben, heb je een taak die je graag wilt uitbesteden of heb je incidenteel hulp nodig op het gebied van Personeelszaken (HR), dan kan je ons per mail of telefoon benaderen met jouw hulpvraag. Wij zullen met je in gesprek gaan en vervolgens een passend offertevoorstel doen. Na akkoord gaan we graag voor je aan de slag.
Let op, alle onderstaande bedragen zijn exclusief BTW.

Werving en selectie

Arbeidsvoorwaarden


Verzuimbegeleiding


Disfunctionerende medewerker


Voeren jaargesprekken


Behoud en vitaliteit medewerkers


Organisatie- en teamontwikkeling