Slimme telefoniesystemen voor huisartsenpraktijken

Veel patiënten maken gebruik van de telefoon voor het contact met de huisartsenpraktijk. Door de groeiende zorgvraag leidt dit regelmatig tot hoge werkdruk voor de doktersassistentes en tot frustratie bij patiënten, die lang in de wacht staan of de praktijk niet kunnen bereiken. Slimme telefoniesystemen kunnen uitkomst bieden. Deze systemen bieden naast het regulier bellen de volgende aanvullende functionaliteiten om meer grip te krijgen op de binnenkomende telefoontjes:

• Flexibel werken: De mogelijkheid om vanuit verschillende locaties en toestellen te communiceren met patiënten. Dit maakt het waarnemen voor een andere praktijk eenvoudiger. 
• HIS-koppeling: Deze koppeling zorgt ervoor dat je eenvoudig het dossier van de patiënt bij de hand hebt bij een binnenkomend telefoongesprek of direct vanuit je HIS kan bellen. Deze functie zorgt ervoor dat je snel bij de juiste informatie kan komen en dat bespaart tijd. 
• Terugbelfunctie: Patiënten kunnen eenvoudig worden teruggebeld wanneer dat jou uitkomt . Hierdoor voorkom je (lange) wachtrijen aan de telefoon. 

In de regio zetten wij in op één telefoniesysteem voor alle huisartsenpraktijken. Dit biedt voordelen voor individuele praktijken, vergemakkelijkt het de onderlinge samenwerking en de inzet van ondersteunend personeel. 
Wij adviseren hiervoor Vcare. Dit systeem beschikt over moderne functionaliteiten die voordelen bieden in het dagelijks werk. Daarnaast integreert het met andere systemen in de praktijk. 
Om de overstap te vergemakkelijken, heeft de zorggroep een mantelovereenkomst met Vcare afgesloten. Praktijken kunnen daardoor eenvoudig aansluiten en profiteren van gezamenlijke afspraken. 
 
Meer informatie over Vcare vind je op de website van Vcare. Voor vragen of ondersteuning bij een overstap kan je contact opnemen met ZEL via digitalisering@zel.nl.  

De ondersteuning vanuit ZEL is gericht op: 

• Financiële compensatie
  Er zijn subsidiegelden beschikbaar om een deel van de overstap- en opstartkosten van het regionale telefoniesysteem te vergoeden.
• Ondersteuning bij implementatie 
  ZEL biedt praktische ondersteuning aan huisartsenpraktijken bij de implementatie van het geselecteerde telefoniesysteem. Zo zorgen we er samen met de leverancier voor dat het systeem goed wordt ingericht en gebruikt kan worden in de dagelijkse praktijk. 

Voor de implementatie werkt Vcare samen met Westers. Door onderstaande stappen te doorlopen krijg je als praktijk een helder beeld van de mogelijkheden, de bijbehorende kosten en de wijze van overstap. 

1. Vul het inventarisatiedocument in. 
2. Mail het inventarisatiedocument naar digitalisering@zel.nl. 
3. ZEL deelt het inventarisatiedocument met Vcare.
4. Vcare/Westers maakt een offerte. 
5. Vcare/Westers neemt contact met je praktijk op voor een demo en het bespreken van de offerte. 
6. Heb je een definitieve offerte? Voor jouw praktijk is een vergoeding beschikbaar vanuit subsidiegelden. Stuur een e-mail naar digitalisering@zel.nl om te weten wat de hoogte van deze vergoeding is.
7. Teken je als praktijk de offerte? Dan bepaal je samen met Vcare een overstapdatum. 

Goed om te weten: 

• Circa 1 week voor de overstapdatum komt Vcare/Westers op de praktijk voor een training aan alle praktijkmedewerkers. 
• Vcare/Westers is 0.5 – 1 dag (afhankelijk van de praktijkgrootte) op de praktijk om de overstap te realiseren en te begeleiden. 
• De spoedlijn blijft ten alle tijden bereikbaar en het overzetten van de telefonie wordt vaak tijdens de lunchpauze gedaan, zodat je daarna weer bereikbaar bent. 
• Een deel van de kosten wordt vergoed vanuit gelden aangevraagd door ZEL. Op basis van de offerte kun je bij ons navragen welk bedrag er voor jouw praktijk wordt vergoed. 

Wil je meer informatie of wil je met ons in gesprek over dit onderwerp? Neem dan vooral contact met ons op via digitalisering@zel.nl.