Privacywetgeving schrijft voor dat privacygevoelige gegevens veilig verstuurd moeten worden. Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld informatie over patiënten. Veel informatie wordt op dit moment uitgewisseld via e-mail. Publieke e-mail leveranciers zoals bijvoorbeeld Gmail, XS4All of Ziggo zijn echter niet veilig. Kwaadwillenden of hackers kunnen dit onderscheppen en lezen. Er zijn zelfs providers (bijvoorbeeld Gmail) die de berichten analyseren en hiermee hun geld verdienen. Ook al moet u betalen voor het gebruik van deze e-mail, het is niet veilig. Een belangrijke reden hiervoor is dat de verbinding via internet niet beveiligd is.

ZorgMail moet gebruikt worden voor het uitwisselen van persoonlijke gegevens. Deze zijn namelijk privacygevoelig, omdat ze gebonden zijn aan een persoon. Dit betekent dus dat voor het versturen van gegevens over patiënten gebruik gemaakt moet worden van ZorgMail. Dit is de enige garantie dat het bericht ook inderdaad alleen wordt gelezen door de persoon waarvoor het bedoeld is en niet “afgetapt” kan worden.

Om vergissingen te voorkomen, wordt het aangeraden om voor alle e-mail met andere zorgverleners ZorgMail te gebruiken, ook al gaat het niet om privacygevoelige informatie. Veel zorgverleners wisselen nu al onderling gegevens uit via het informatiesysteem (HIS, AIS, etc.). Dit gebeurt via EDI, een veilige en gestandaardiseerde manier van gegevensuitwisseling. ZorgMail is een aanvulling hierop, om gegevens die niet in het informatiesysteem passen te kunnen uitwisselen.

Veel zorgverleners maken al gebruik van ZorgMail voor het uitwisselen van gegevens tussen de informatiesystemen via Edifact. Secure e-mail van ZorgMail, ZorgMail Hosted Mail, is een aanvulling hierop. Veel huisartsen zijn al aangesloten op ZorgMail, alsmede veel eerstelijns instellingen. Als u nog geen ZorgMail account heeft, kunt u dit aanvragen via de aanmeldwizard op de website van ZorgMail via de optie “Direct Aanmelden”. Wanneer u al een ZorgMail account heeft, kan het goed zijn dat deze nog niet geactiveerd is voor het gebruik van de module Secure e-mail. Lees hier hoe u Secure e-mail van ZorgMail (ZorgMail Hosted Mail) kunt activeren.

Als u nu gebruik maakt van de EDI-koppeling tussen informatiesystemen, heeft u een ZorgMail account. Bij dit account hoort een Secure e-mailadres (@zorgmail.nl). Als uw Secure e-mail is geactiveerd en uw passage ID is aangemaakt, kunt u inloggen.

U kunt Secure e-mail van ZorgMail activeren nadat u uw persoonlijke passage ID heeft aangemaakt. U kunt Secure e-mail zonder extra kosten activeren en gebruiken. Om het account te activeren, heeft u in het verleden een activeringscode ontvangen. Als u deze niet meer heeft, kunt u contact opnemen met de helpdesk van ZorgMail voor een nieuwe activeringscode: tel: 088- 8366399, e-mail. 

U kunt nu uw Secure e-mail van ZorgMail met uw activeringscode activeren:
1. Ga naar: https://www.zorgmail.nl/webmail
2. Log in met uw Passage ID of maak via deze link uw Passage ID aan.
3. Vul gebruikersnaam in en vul bij wachtwoord de activatiecode in
4. Vul een nieuw wachtwoord in en bevestig deze door het wachtwoord nogmaals in te voeren

Inloggen kan via de website van ZorgMail. U kunt inloggen nadat u uw persoonlijke Passage ID heeft aangemaakt. Na inloggen komt u in de beveiligde webmail omgeving van ZorgMail.

Heeft u nog geen Passage ID? Maak deze dan hier aan.

Voor het werken met ZorgMail zijn handleidingen per HIs beschikbaar. Deze vindt u hier.

Het ZorgMail klantnummer is een 9-cijferige code, meestal beginnend met 5000, 5001, 5100 of 6000. U kunt het klantnummer ook vinden in de Mijn Account- pagina van ZorgMail. Dit klantnummer heeft u nodig voor de installatie van het ZorgMail secure e-mailaccount in uw eigen e-mailprogramma.

Ja, dat kan. Het @zorgmail.nl adres kan dan worden toegevoegd als tweede account in uw eigen e-mailprogramma. Op deze manier kan veilig worden ge-e-maild vanaf dit adres. Er is een handleiding beschikbaar hoe u dit kan doen. In deze handleiding is ook beschreven hoe u het adresboek van ZorgMail kan koppelen en gebruiken.

U moet er wel op letten dat u de e-mail vanuit uw eigen e-mailprogramma verstuurt vanuit het @zorgmail.nl account. Hiermee wordt de e-mail via een beveiligde verbinding verzonden. Let op: als u een e-mail verstuurt vanaf een ander (privé) account, dan wordt het niet veilig verstuurd!

Let op: Als u vanaf uw @zorgmail.nl een e-mail verstuurt naar een niet veilig e-mailadres, krijgt u hiervan later een bericht via e-mail waarin staat dat de e-mail niet bezorgd kan worden bij de geadresseerde (“non delivery”). Dit betekent dat het bericht niet afgeleverd kan worden. Uiteraard kunt u er dan alsnog voor kiezen om het vanuit een ander account te versturen, maar dan is het niet veilig.

Speciaal voor Outlook: extra knop “Veilig Verzenden”

Outlook is een veel gebruikt e-mailprogramma. Speciaal hiervoor is een “plug-in” ontwikkeld om met ZorgMail via Outlook te kunnen werken. Deze “plug-in” is een stukje software, dat in Outlook wordt geïnstalleerd. Hiermee wordt een extra “Veilig Verzenden”-knop in Outlook gemaakt. Door gebruik te maken van deze knop wordt voor het verzenden gecontroleerd of de ontvanger bekend is in het ZorgMail-domein (aan de hand van de domeinnaam van het e-mailadres van de ontvanger) om Secure e-mail te ontvangen. Als dit het geval is, wordt deze e-mail altijd veilig verzonden. Als de ontvanger niet bekend is, wordt hiervan een melding gegeven en wordt de e-mail niet verstuurd (dus direct, niet later via een “non delivery” e-mail). De mogelijkheid bestaat dan om het bericht toch via een ander account alsnog te verzenden, maar dan is dit niet veilig.

Ook controleert de knop of de e-mail wordt verzonden van het veilige @zorgmail.nl account, zodat u er zeker bent dat het bericht veilig wordt verstuurd.

Hier vindt u de handleiding om deze “plug-in” te installeren.

• Naar @zorgmail.nl adressen in het ZorgMail adresboek
  Veilig e-mailen kan met alle bij ZorgMail aangesloten zorginstellingen in Nederland. Dit zijn er ca. 14.000 in heel Nederland, met ca. 100.000 aangesloten zorgprofessionals. Deze e-mailadressen zijn opgenomen in het ZorgMail adresboek, zodat ze eenvoudig te vinden zijn vanuit de Webmail variant of in uw eigen e-mailprogramma als het adresboek gekoppeld is. Deze e-mailadressen eindigen allemaal op @zorgmail.nl.

• Naar veilige e-maildomeinen van grotere zorginstellingen
  Grotere instellingen maken gebruik van hun eigen e-maildomein en hebben hun eigen mailserver gekoppeld aan het ZorgMail netwerk. Deze e-mailadressen zijn opgenomen in het adresboek van ZorgMail, en tevens in het zogenaamde “domainbook”. Dit “domainbook” is een overzicht van alle e-mail domeinen, waarmee veilig gemaild kan worden. Hier vindt u een overzicht van alle domeinen van zorginstellingen in heel Nederland, waarnaar Secure e-mail kan worden verzonden.
  De e-mailadressen van medewerkers van deze instellingen staan niet in het ZorgMail adresboek. U moet dus wel het juiste e-mailadres beschikbaar hebben. U kunt dit e-mailadres natuurlijk ook opnemen in uw eigen adresboek (contactpersonen). Veel e-mailprogramma’s onthouden de gebruikte e-mailadressen, zodat u ze de volgende keer sneller kunt vinden).
  De “Veilig Verzenden” knop in Outlook controleert voordat een bericht wordt verstuurd of het e-maildomein van de ontvanger is opgenomen in het “domeinbook”. Ook bij andere e-mailprogramma’s wordt dit gecontroleerd, maar dan pas na verzending. U kunt dus ook vanuit uw eigen e-mailprogramma veilig e-mailen met deze aangesloten instellingen.

• Met ZorgMail Hosted Mail Premium kunt u ook veilig e-mailen met ontvangers buiten de ZorgMail Community
  Indien u beschikt over een ZorgMail all-in abonnement en uw account is daarvoor ingesteld dan kunt u gebruik maken van Hosted Mail Premium waarmee u veilig kunt e-mailen met ontvangers buiten de ZorgMail Community. Indien uw account niet is ingesteld voor ZorgMail Hosted Mail Premium dan kunt u daarvoor contact opnemen met de Helpdesk van VANAD Enovation.

Secure e-mailadressen van ZorgMail kan je zoeken in het ZorgMail adresboek. Dit kunt u vinden op de website van ZorgMail, klik op de knop “ZorgMail Adresboek”  en log in met uw Passage ID.

Let op: er zijn 2 adresboeken, één voor EDI en één voor Secure e-mail. U vindt de EDI adressen in het ZorgMail adresboek door te klikken op de persoon waarvan u het adres zoekt. Er schijnt een pop-up met alle adressen.

Als u gebruik maakt van ZorgMail is het niet mogelijk om een eigen domeinnaam te gebruiken voor veilige e-mail. ZorgMail hanteert het domein @zorgmail.nl.

Voor grotere instellingen, die over een eigen e-mailomgeving beschikken is het wel mogelijk het eigen domein te gebruiken voor Secure e-mail. Deze e-mailomgeving kan met de juiste beveiliging gekoppeld worden aan het ZorgMail netwerk (via de zgn. Safe Relay koppeling). Voor meer informatie hierover, neem contact op met Helpdesk van VANAD Enovation.

Voor eerstelijns zorgverleners met een ZorgMail abonnement is het mogelijk om ook veilig te communiceren met personen die niet aangesloten zijn op ZorgMail.

Hier leest u hoe u via ZorgMail een veilig e-mail kunt sturen aan iemand zonder ZorgMail.

Dit werkt als volgt: als u een bericht heeft verstuurd via ZorgMail aan een ontvanger zonder Zorgmail, dan krijgt deze ontvanger een bericht in de mailbox dat er een beveiligd ZorgMail bericht is verzonden. Om dit bericht te kunnen lezen, moet de ontvanger een code invoeren die via SMS (indien het mobiele nummer wordt meegegeven) of  via een aparte e-mail wordt verstuurd. Na het intoetsen van deze code kan de ontvanger het bericht lezen.

De ontvanger kan tevens een veilig antwoord aan u terugsturen. Dit antwoord komt dan weer in uw veilige mailbox (@zorgmail.nl) terecht.

In bovenstaande handleiding ziet u ook hoe de ontvanger uw Secure e-mail in zijn/haar mailbox ontvangt en kan openen.

Alle e-mail, die u ontvangt op of verzendt vanaf uw @zorgmail.nl account, is veilig. Als u een ander account hebt (bijvoorbeeld via E-Zorg), maar de e-mail is wel afkomstig van een @zorgmail.nl of @ezorg.nl account, dan is het ook veilig.

ZorgMail accepteert geen e-mail van buiten het eigen bekende veilige netwerk (het ZorgMail “domainbook”). De verzender die u vanaf een onbeveiligd e-mailaccount op uw @zorgmail.nl account mailt, ontvangt een bericht dat de e-mail niet afgeleverd kan worden, omdat het adres van de afzender niet veilig is. Op deze manier weet u dus zeker dat alle e-mail die u ontvangt op het @zorgmail.nl account veilig is verstuurd.

Tip: Om het voor de ontvanger duidelijk te maken dat de e-mail veilig verstuurd is, kunt u onder aan de e-mail (bijvoorbeeld in de elektronische handtekening) aangeven dat deze e-mail veilig is verzonden via ZorgMail.

Zorgverleners die al gebruik maken van ZorgMail voor het elektronisch uitwisselen van gegevens door de informatiesystemen via Edifact kunnen zonder extra kosten gebruik maken van Secure e-mail van ZorgMail.

Indien een eigen e-mailserver gekoppeld moet worden via de Safe Relay koppeling, zijn hier wel extra kosten voor (eenmalige installatiekosten en jaarlijkse kosten). Hiervoor kunt u contact opnemen Helpdesk van VANAD Enovation. Er zal dan in overleg een offerte worden aangevraagd bij de leverancier.

Is uw “Veilig verzenden” knop in ZorgMail ineens verdwenen? Om deze knop terug te krijgen, volgt u de volgende stappen in Outlook:

1. Klik links bovenin uw scherm op Bestand:

2. In het opgekomen scherm klikt u op (COM) Invoegtoepassingen beheren:

3. Vervolgens klikt u op de knop “Invoegtoepassing altijd inschakelen”. Deze knop kan ook een andere benaming hebben, zoals in onderstaand voorbeeld:

De knop “veilig verzenden” in ZorgMail is nu weer terug! Lukt het u niet? Neem dan contact op met de VANAD helpdesk: 010 – 288 16 17 of customersupport@vanadgroup.com

Ja, u kunt notificaties ontvangen van ZorgMail in uw eigen emailbox (bijv outlook) zodat u niet meerdere mailboxen hoef te openen.

Wilt u niet werken met meerdere mailboxen dan kunt u uw ZorgMail e-mails door middel van een notificatie in de webbrowser koppelen aan bijvoorbeeld outlook of een andere mailbox. In deze uitleg kunt u lezen hoe u deze notificaties instelt (paragraaf 3.3).

Als u dit heeft ingesteld krijgt u voortaan in uw eigen mailbox een bericht dat er een ZorgMail bericht is binnengekomen. In deze email staat een link waarmee u het Zorgmail bericht kunt openen.