Meer tijd voor patiëntenzorg door samenwerking binnen HAGRO en het werken met HAGRO-manager

Als praktijkhouder voelt het soms alsof je drie banen tegelijk hebt: zorgverlener, leidinggevende en boekhouder. Maar dat hoeft niet. In de gemeente Westland laten vier huisartspraktijken zien dat het anders kan. Met een HAGRO-manager en nauwe samenwerking binnen de HAGRO blijft er meer tijd over voor patiëntenzorg. 

Praktijkhouder Marianne Rosenveldt ziet dat sommige huisartsen zich in allerlei bochten moeten wringen om alles zelf te doen. “Dat is zonde”, zegt ze. “Een HAGRO- of praktijkmanager neemt veel uit handen. En binnen HAGRO Wateringen/Kwintsheul verdelen we gewoon de taken.”  

Een praktijkmanager loont  
Een HAGRO-manager is de verbindende schakel tussen de huisartsenpraktijken. Huisarts Rosenveldt merkt dagelijks de voordelen. “Dankzij onze HAGRO-manager Marianne Poot kunnen wij ons vooral richten op de zorg. Ze regelt de rest en is echt de motor van onze HAGRO. En als er iets speelt, kan ik altijd met haar sparren.”  

Marianne Poot behoudt het overzicht en brengt structuur aan in o.a. personeelszaken, accreditatie, administratie en kwaliteitsbewaking. “Ik neem niets over, maar zorg dat huisartsen hun tijd niet verliezen aan randzaken.”  

Behalve tijdwinst levert haar functie ook inzicht op. “Doordat ik in meerdere praktijken werk, zie ik snel waar iets beter kan; van registratie tot declaraties. Ik signaleer verschillen, onderzoek ze, en pas verbeteringen toe binnen de hele HAGRO.” 

Huisarts behoudt regie    
“Huisartsen hoeven echt niet bang te zijn de regie te verliezen wanneer je een manager in dienst neemt”, zegt de Westlandse praktijkhouder. “Je maakt duidelijke afspraken en begint gewoon klein. Delegeer een paar taken en bouw van daaruit verder.”  

Marianne Poot bevestigt dat. “In overleg pluis ik belangrijke zaken uit en neem de huisarts mee in de mogelijkheden. Ik geef advies, breng ideeën in en voer uit wat we samen afspreken. De beslissing blijft altijd bij de huisarts.” 

Gezamenlijk personeel met POT-constructie  
Personeel delen is een van de vele voordelen van het samenwerken binnen een HAGRO. “Kijk of je samen iets kunt oppakken", zegt huisarts Rosenveldt: “Zo zorg je ervoor dat je ook bij toenemende werkdruk overeind blijft.”   

Binnen deze HAGRO werken de manager en praktijkondersteuners in meerdere praktijken. Ze worden gezamenlijk betaald via een POT-overeenkomst. “Personeel vinden is bij ons nauwelijks een probleem”, zegt Marianne Poot. POH-uren met 8 uur uitbreiden is lastig, omdat er weinig praktijkondersteuners zijn die 1 dag ergens willen werken. Als je het combineert met een andere praktijk kun je al 16 uur aanbieden. We werken op dezelfde manier, dus dit is voor de praktijkondersteuner ook prettig.  

De onderlinge band is sterk, ook buiten werktijd. “Elk jaar gaan we met alle huisartsen en hun partners een weekend weg”, vertelt praktijkhouder Marianne Rosenveldt. “Verder bespreken we tijdens de visiedag waar we staan en waar we naartoe willen. Dat schept vertrouwen. We kennen elkaar, vullen elkaar aan en zo heb ik nooit het gevoel dat ik er alleen voor sta.” 

Vol vertrouwen de taken verdelen  
De samenwerking binnen de HAGRO Wateringen/Kwintsheul is strak georganiseerd via werkgroepen, een idee van onder andere Marianne Poot. Elke groep richt zich op een thema als zorg, kwaliteit of beleid. “We hebben de taken verdeeld door te kijken naar elkaars expertise en interesse", vertelt huisarts Rosenveldt. “De een stort zich op ICT-onderwerpen, terwijl de ander zich vastbijt in contracten. Belangrijk is dat je elkaar vertrouwt en alles open en eerlijk bespreekt.” 

Binnen elk thema zijn diverse werkgroepen ondergebracht. Een werkgroep bestaat uit minimaal een huisarts uit elke praktijk en sommige gevallen zit er ook een POH of doktersassistente bij. “Ik sluit overal bij aan”, zegt Marianne Poot. “Zo houd ik overzicht en zorg ik ervoor dat actiepunten niet blijven liggen. Iedereen voelt zich verantwoordelijk en de kwaliteit van zorg wordt steeds beter.”  

“We hebben ooit uitgerekend hoeveel tijd we kwijt zijn aan HAGRO-zaken”, vertelt praktijkhouder Marianne Rosenveldt. “Dat viel reuze mee, want je krijgt er veel voor terug: je hoeft juist heel veel níét meer te doen.”   

Meer informatie     
Wil je meer informatie over het inzetten van een praktijkmanager of het samenwerken binnen een HAGRO? Neem dan contact op met Marije van Duijn, adviseur Praktijkvoering en continuïteit via mvduijn@zel.nl of 06-19859720.   
_____________________________________________________________________________

Samenwerkingsvormen in de zorg 
Denk je erover na om ook samen met je HAGRO- of HOED-collega's personeel in  dienst te nemen? Met onderstaande constructies kun je de kosten met de  andere praktijk delen zonder dat het btw-belast is.  

Er zijn 2 soorten overeenkomsten die je kunt gebruiken om de personeelskosten  tussen meerdere huisartsenpraktijken te verdelen:
de POT-overeenkomst tot verrekening van personeelskosten;
de overeenkomst van kosten voor gemene rekening: de KVGR.
In deze toolkit van de LHV worden de voor- en nadelen per constructie uitgelegd  en wat de verschillen zijn. Ook kun je modelovereenkomsten downloaden.